Dans cet article, je décris les étapes de mise en route d’un compte G Suite pour qu’il soit fonctionnel, c’est-à-dire que vos utilisateurs puissent utiliser Gmail et les autre applications incluses. La mise en route n’est pas difficile, assurez-vous juste de suivre les étapes dans l’ordre indiqué.

Voici donc les étapes dans leur ordre chronologique et les actions que vous devez entreprendre pour mettre en route G Suite sans interruption de réception d’emails.

1. La commande

Commander G Suite est rapide, que vous passiez par un revendeur comme GoApps (ce qui est recommandé pour être mieux guidé dès le départ), ou bien en passant par Google directement.

Sur le formulaire de commande, vous devez fournir les informations suivantes :

  • Votre nom de domaine sous la forme votre-entreprise.ma par exemple  (vous serez averti s’il est déjà pris et ce qu’il faut faire dans ce cas)
  • Les coordonnées de votre entreprise
  • Le nom complet ainsi que le nom d’utilisateur de votre administrateur principal (ex.: admin@votre-entreprise.ma)
  • Un email secondaire, c’est-à-dire une adresse email n’appartenant pas à votre domaine (ex.: [email protected])
  • Enfin, vous devrez choisir le nombre d’utilisateurs et votre forfait (G Suite Basic ou Business).

Suite à cela, vous recevrez un email sur votre email secondaire contenant le mot de passe à votre console d’administration.

2. Accès à la console d’administration

Accédez à admin.google.com et assurez-vous d’avoir en main le mot de passe fourni sur l’email reçu après la commande. On vous demandera de choisir un autre mot de passe et d’accepter les conditions d’utilisation. Notez que votre compte ne sera pas activé tant que vous n’avez pas accepté ces conditions.

3. Vérification de propriété de votre nom de domaine

Avant que G Suite vous permette d’utiliser votre nom de domaine, Google vous demande de vérifier que ce nom de domaine vous appartient. Différentes méthodes de vérification sont disponibles. En résumé, G Suite vous fournira un code à intégrer aux DNS de votre nom de domaine ou à votre site Internet. G Suite suppose que si vous avez l’autorité de modifier les données liées à votre nom de domaine ou votre hébergement, vous êtes propriétaire de ce nom de domaine.

Tant que le nom de domaine n’est pas validé, vous verrez une barre en haut de votre console d’administration avec un bouton menant vers la validation. Vous pouvez aussi cliquer sur l’icône « Domaines » pour y accéder. La méthode la plus rapide est de déposer un fichier .html ou d’ajouter une balise fournie par G Suite à la racine de votre site Internet si vous y avez accès. Sinon, vous pourrez ajouter un enregistrement TXT aux DNS de votre nom de domaine. Une fois cela réalisé, vous pourrez cliquer sur le bouton « Vérifier » et si vous avez fait le nécessaire, vous recevrez un message de confirmation.

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4. Ajoutez vos utilisateurs

Notez que si vous possédez déjà une messagerie fonctionnelle et pour éviter toute perte d’emails, il est nécessaire d’ajouter tout de suite vos utilisateurs. Cela doit être fait avant de basculer les emails vers les serveurs de G Suite. Vous devrez vous assurer que vous ajoutez tous les utilisateurs de votre ancienne messagerie. Assurez-vous aussi de connaître leurs prénoms et noms, car ils sont nécessaires au moment de l’ajout.

Toujours dans votre console d’administration, cliquez sur le bouton « Utilisateurs ». Vous y trouverez l’utilisateur [email protected] que vous avez choisi lors de l’ouverture du compte. Pour ajouter des utilisateurs, vous avez le choix de le faire un par un, ou bien d’importer un fichier CSV contenant l’ensemble de vos utilisateurs.

Pour ajouter les utilisateurs un par un, cliquez sur le (+) en bas à droite de votre console. Une formulaire apparaîtra dans lequel vous pourrez saisir le prénom, nom, l’email de l’utilisateur et le mot de passe. Notez que l’email principal d’un utilisateur est le nom d’utilisateur qu’il utilisera pour se connecter aux applications de G Suite). Vous pourrez choisir de laisser G Suite générer un mot de passe ou bien saisir un mot de passe vous-même. Pour ma part, je choisis d’utiliser un mot de passe facile à mémoriser (entreprise2017 par exemple), mais je coche l’option obligeant l’utilisateur à changer son mot de passe à la première connexion. Cela facilite la communication des accès à vos utilisateurs. Vous pourrez choisir aussi d’envoyer le mot de passe à l’utilisateur par email si vous le désirez. En savoir plus >

Pour ajouter un ensemble d’utilisateurs en une seule fois, cliquez sur l’icône en haut à droite pour afficher les options d’import de fichier en format CSV. Le fichier devra respecter un format bien défini et contenir les mêmes informations : prénom, nom, nom d’utilisateur complet avec le nom de domaine et le mot de passe. G Suite vous fournit un exemplaire à télécharger. Un fois le fichier transféré, et s’il y a des erreurs, G Suite vous le fera savoir. En savoir plus >

Après cette étape, veillez à communiquer à vos employés leurs emails et mots de passe. Ils devront simplement se connecter sur gmail.com avec leur email complet comme nom d’utilisateur et le mot de passe que vous avez choisi. G Suite leur demandera d’accepter les conditions et ils auront immédiatement accès à leur boîte. Ils pourront même commencer à envoyer des emails. Mais la réception ne fonctionneront qu’après la prochaine étape, la modification des enregistrements MX.

5. Modification de enregistrements MX

Qu’est-ce que les enregistrements MX ?

Les enregistrements MX sont des enregistrements DNS attachés à votre nom de domaine. C’est grâce à ces enregistrements que tout internaute peut savoir à quel serveur il doit envoyer une requête. Par exemple, l’enregistrement A permet d’identifier, avec son adresse IP, le serveur d’hébergement d’un site Internet. Les enregistrements MX indiquent à quels serveurs il faut envoyer les emails. Vous l’aurez compris, il faut modifier les enregistrements MX pour les emails soient dirigés vers les serveurs de G Suite.

Notez que ces enregistrements sont propagés et répliqués partout sur le réseau mondial d’Internet, ce qui peut prendre entre 24h et 72h suivant les cas. Mais aujourd’hui, et par expérience, ça peut ne prendre que quelques minutes à une heure. Cela dépend principalement de votre prestataire. J’ai essayé Genious, Heberjahiz, et Maroc Host ou ADK Media, les enregistrements se propagent assez rapidement avec ces hébergeurs. Pour éviter les problèmes, changez les MX un vendredi après-midi, comme ça, la propagation pourra s’effectuer au cours du week-end.

Où dois-je modifier mes enregistrements MX ?

Notez aussi que les enregistrements DNS sont liés à votre nom de domaine et non à votre hébergement de site. Vous devez vous adresser à votre prestataire de nom de domaine (en général l’entreprise chez qui vous avez acheté le nom de domaine). Vous pouvez nous contacter pour vous aider à identifier votre prestataire. Il arrive souvent que votre nom de domaine et votre hébergement soient configurés pour que la gestion des DNS se fasse au niveau de l’hébergeur (dans votre cPanel ou Plesk la plupart du temps).

Quand vous avez acheté votre nom de domaine, vous avez dû recevoir un email vous donnant accès à une console d’administration. Si vous n’y avez pas accès, vous devrez communiquer avec votre prestataire qui vous les enverra à l’adresse fournie lors de votre achat.

Comment modifier les MX ?

Sur la console de votre prestataire, vous trouverez une section « Gestion de DNS », « Zone DNS », « Gestion de enregistrements MX » ou quelque chose qui ressemble à cela. Dans cette section, assurez-vous de supprimer les enregistrements MX déjà présents. En général, vous trouverez un enregistrement au format « mail.votre-entreprise.ma » que vous devrez donc supprimer.

Ensuite, vous devrez ajouter les enregistrements suivants :

Nom/hôte/aliasValeur TTL (Time to Live*)Type d’enregistrementPrioritéValeur/réponse/destination
Vide ou @3 600MX1ASPMX.L.GOOGLE.COM
Vide ou @3 600MX5ALT1.ASPMX.L.GOOGLE.COM
Vide ou @3 600MX5ALT2.ASPMX.L.GOOGLE.COM
Vide ou @3 600MX10ALT3.ASPMX.L.GOOGLE.COM
Vide ou @3 600MX10ALT4.ASPMX.L.GOOGLE.COM

Si vous ne trouvez pas le TTL, ce n’est pas grave, il sera établi par défaut par les systèmes de votre prestataire.

Conclusion

Félicitations ! Après cette étape, et après propagation de ces enregistrements sur la toile, la messagerie sera fonctionnelle. Normalement (et dans 99% des cas), aucun message électronique ne sera perdu. Pendant un temps, il se peut que les utilisateurs reçoivent des messages dans leur ancienne messagerie et dans la nouvelle (l(un ou l’autre). Ce n’est pas un problème, il suffira d’attendre pour que leurs boîtes Gmail reçoivent tous les messages.

La mise en route peut inquiéter parce qu’il y a risque d’interruption de la messagerie ou que des utilisateurs n’arrivent pas à se connecter sur leurs comptes. Mais si ces étapes sont suivies correctement, le risque est très minime.

Sachez que cette mise en route est incluse sans frais quand vous souscrivez un compte G Suite avec GoApps, quel que soit votre nombre d’utilisateurs. Des questions ? Contactez le support sur [email protected].

Merci de votre lecture !

About Wahid Lahlou

Multiple entrepreneur, passionné des nouvelles technologies, Wahid a fondé GoApps pour devenir l’un des premiers partenaires G Suite au Maroc. « Les entrepreneurs, TPE et petites PME sont au cœur de notre économie. Mais pour réussir dans un monde qui ne cesse de changer, elles doivent avoir accès aux technologies les plus innovantes. »