Choisir une messagerie professionnelle est une décision cruciale pour toute entreprise. Pour être compétitive de nos jours, une entreprise se doit d’être réactive, flexible, et prévenante en cas de catastrophe. Si elle est productive, c’est que ses collaborateurs le sont, et ils ne peuvent l’être que s’ils ont accès à des outils de productivité et de collaboration qui leurs facilitent la vie. Il leur est nécessaire d’avoir accès à leurs données partout où ils sont et que ces données soit sécurisées. Ces outils doivent leur permettre de se concentrer sur leur métier avant tout et ne jamais entraver leurs activités.

En ce qui concerne la messagerie professionnelle (avec votre propre nom de domaine. Ex.: votre-entreprise.ma), Gmail est la solution idéale, aucun doute là-dessus. Et cela, pour plein de raisons dont je vous cite quelques unes ici.

1. Mise en route rapide

Je disais qu’une entreprise doit être réactive dans l’environnement actuel. Commander G Suite et la configurer pour être fonctionnelle peut prendre moins d’une heure, initialisation de la migration des données comprise (je le fais souvent en 30 minutes seulement !). Voici un article qui traite de la mise en route dans le détail >

De plus, vous devez penser à vos collaborateurs et à la problématique du changement. Comme vous le savez certainement, c’est une question qui est au cœur de l’implémentation des systèmes d’information dans toute structure. L’avantage de Gmail de ce cas est que pratiquement tout monde aujourd’hui possède déjà une adresse gmail.com ou une autre solution dans le Cloud comme Hotmail, Yahoo ou autre. Le passage à Gmail professionnel n’est pour eux qu’une question de connexion avec un compte utilisateur différent.

2. L’espace de stockage

Nous consommons une quantité de données immense de nos jours. Qui d’entre-nous n’a pas connu la problématique de la boîte de réception bloquée pour manque d’espace ? Vous avez ce problème est vous avez l’impression que vos journées ne tournent plus qu’autour de ça.

Avec Gmail, le plan basic inclut 30 Go par utilisateur. En moyenne, une boîte mail augmente d’un Go par an, ce qui vous donne bien du temps avant saturation. Pour les utilisateurs plus intensifs, le quota peut être augmenté pour un prix très raisonnable, à partir de 20 DH/mois pour 100Go. De plus, le plan G Suite Business inclut un espace illimité, oui vous avez bien lu, illimité (pour 5 utilisateurs et moins c’est 1To).

Pour les utilisateurs de Gmail, les problèmes d’espace de stockage est donc chose du passé. Ça règle aussi la problématique de la taille des fichiers attachés qui peuvent être transférés sur Drive qui est lui-même intégré à Gmail.

3. Accès sur tous vos appareils

Aujourd’hui, on passe bien plus de temps sur son smartphone que sur son ordinateur. En 2016, l’usage du mobile a dépassé l’ordinateur pour la première fois.

Gmail est aujourd’hui parfaitement intégré à Android, iOS, Windows Phone et avec le protocole IMAP, à pratiquement tous les clients de messagerie les plus populaires. Commencez un mail sur un appareil, finissez-le sur un autre. Lisez ou supprimez un message sur un appareil, et son statut sera aussitôt synchronisé avec tous les autres.

Enfin, si vous changez d’appareil, téléphone, tablette ou ordinateur, il vous suffit d’y ajouter le compte Gmail professionnel et vous avez accès à la dernière version de votre messagerie. Je me souviens aussi du temps où changer d’ordinateur signifiait transfert de fichiers PST, et où l’accès à l’historique des mails était très limité sur le smartphone. Encore une fois, avec Gmail, ce sont des choses du passé.

4. Sécurité des données

Garantie de disponibilité de Google

Avec G Suite, Google vous garantit un taux de disponibilité de 99,9%. En deça de cette disponibilité, Google vous accorde des jours supplémentaires gratuits à votre contrat. Voir cet article sur la fiabilité des produits Google >

Protection des données

Un employé abandonne son poste ? Vous avez un conflit avec l’un de vos employés et avez peur pour vos données ? Avec Gmail professionnel, sachez que toutes les données liées à votre compte sont considérées par Google la propriété de l’entreprise.

Plusieurs fonctionnalités sont disponibles dans ces cas :  vous pouvez changer le mot de passe de la boîte de l’ex-employé, changer le nom d’utilisateur pour faire assurer la continuité avec un nouvel employé et même récupérer les messages effacés en cas de suppression mal intentionnée.

Si vous avez souscrit à Vault, vos données sont d’autant plus protégées grâce à la configuration de stratégies d’archivages et de conservation.

5. Plus de productivité

Un des éléments les plus importants de la productivité d’un collaborateur est d’être organisé. Pour cela, la boîte Gmail offre des outils exceptionnels.

La recherche de Google

Comme vous le savez, Google est d’abord connu pour l’efficacité de sa recherche. Et cette recherche est complètement intégrée dans Gmail (et dans tous ses produits). Vous cherchez un message  et ne vous souvenez plus de l’expéditeur ? Cherchez un message par mots clés, date, avec ou sans attachement, expéditeur ou destinataire, etc. Les options sont multiples et les résultats sont instantanées. En savoir plus >

Libellés

À mon sens, une des fonctionnalités les plus sous-utilisées de Gmail alors qu’elle apporte une grande efficacité, est le libellé.

Avant Gmail, nous avions l’habitude, pour retrouver les emails, de les classer dans des dossiers. Et quand on cherchait un email, on se mettait à ouvrir les dossiers et à naviguer dans les messages un par un jusqu’à tomber sur le message en question. Cette méthode nous permettait d’être mieux organisés, mais elle avait des limites flagrantes.

Qu’arrivait-t-il si un message devait appartenir à deux dossiers ? Et si vous aviez mal classé le message en faisant une glisser/déplacer ? Et quelle visibilité aviez-vous sur votre boîte de réception ? Si vous continuer à utiliser cette méthode de classement par dossier, je vous invite grandement à l’abandonner rapidement ! Utiliser la recherche de Gmail est déjà bien plus efficace.

Qu’est-ce qu’un libellé ?

Les libellés sont des étiquettes colorées avec lesquels on peut tagger un message. Si un message concerne par exemple le « Marketing » et il est « Urgent », vous pouvez tagger le message avec les deux libellés. Ensuite, vous pouvez classer les messages dans votre boîte de réception en tenant compte des libellés ou rechercher avec les libellés. Enfin, le listing des messages de votre boîte de réception affichent ces étiquettes colorées à côté du titre de chaque message, ce qui vous donne une excellent visibilité de vos activités. En savoir plus >

Libellées sur Gmail

Conclusion

Ici, je ne vous ai donné que 5 raisons qui font à elles-seules de Gmail une extraordinaire messagerie professionnelle, mais on ne s’en rend compte qu’à travers l’usage au quotidien. Si vous ne l’avez jamais essayé, je vous invite à le faire en ouvrant un compte gmail.com, ou en testant G Suite pendant 30 jours.

N’hésitez surtout pas à m’écrire ou à commenter si vous avez une remarque ou une question.

Merci de votre lecture !

About Wahid Lahlou

Multiple entrepreneur, passionné des nouvelles technologies, Wahid a fondé GoApps pour devenir l’un des premiers partenaires G Suite au Maroc. « Les entrepreneurs, TPE et petites PME sont au cœur de notre économie. Mais pour réussir dans un monde qui ne cesse de changer, elles doivent avoir accès aux technologies les plus innovantes. »