Si Gmail est aujourd’hui la messagerie électronique personnelle de référence, G Suite est la référence pour les entreprises. En 2017, ce sont plus de 3 millions d’entreprises dans le monde qui possèdent un compte G Suite, avec plus de 50 millions d’utilisateurs. Que vous soyez un auto-entrepreneur, une PME ou une grande entreprise, G Suite est la suite d’outils bureautiques idéale.

G Suite est simple et efficace, elle aidera vos collaborateurs à être plus productifs et à mieux collaborer pour un retour sur investissement exceptionnel.

1. Travailler avec votre nom de domaine

Utiliser la version gratuite de Gmail est une solution que beaucoup d’entreprises choisissent. Si le travail au quotidien ne semble pas en être affecté, votre entreprise est exposée à certains dangers et ne profite pas de multiples avantages que représente G Suite.

Professionnalisme

G Suite permet d’utiliser Gmail en utilisant le nom de domaine de votre entreprise. [email protected] devient [email protected]. Ce n’est pas seulement que ça paraît bien sur une carte visite ou dans un email que vous envoyez à un client, mais vous donnez une impression de professionnalisme, de sérieux et au final, une meilleure réputation à votre entreprise. Personnellement et je sais que beaucoup de mon de le fait, surtout quand il s’agit des premières relations avec un partenaire potentiel, je regarde l’adresse email quand je reçois un email. Si c’est un compte Gmail, je me dis que l’entreprise doit être petite, que ses dirigeants n’ont pas fait l’effort de se procurer un email professionnel ou qu’ils ont été négligents.

Aujourd’hui l’email est une carte visite, il vous représente. Ne le négliger pas.

Tout le contenu vous appartient

Un aspect que négligent trop d’entreprises, et qui pour des raisons pratiques utilisent des emails personnels en interne, est la propriété des données et les conséquences que ça peut avoir. Les échanges et documents professionnels qui sont la propriété de l’entreprise doivent être sous le contrôle de l’entreprise. Et cela pour des raisons de sécurité et des raisons légales. Qu’arrive-t-il quand vous vous séparez d’un employé ? Qu’arrive-t-il quand le compte d’un employé a été piraté ou qu’il a perdu son mot de passe ?

Quand on crée un compte Gmail, Outlook ou Yahoo, même si c’est gratuit, on signe un contrat avec le fournisseur de service. Et ce contrat spécifie que tout le contenu est la propriété de l’utilisateur. Le fournisseur est un prestataire de service qui met à disposition sa plateforme à ces clients, qu’ils aient payé ou pas. Un collaborateur qui part, et légalement, aux yeux de Google, Microsoft ou Yahoo, tout le contenu qu’il y a dans sa boîte email est à lui.

C’est sans compter sur la fragilité de ces comptes au niveau de la sécurité. Avec G Suite, vous vous assurez que tout le contenu est sous-contrôle. Légalement, il appartient à votre entreprise et Google est dans l’obligation de vous le restituer à vous. Et au niveau sécuritaire, vous pouvez instantanément suspendre un compte ou renouveller sont mot de passe en cas de piratage ou d’oubli. Un compte G Suite est une assurance très efficace pour votre entreprise.

La cohésion en interne

Au niveau interne, il est important que votre collaborateurs sentent qu’ils travaillent dans un environnement propre à l’entreprise. Qu’ils ne confondent pas les messages personnels avec les messages professionnels dans leur boîte de messagerie est déjà un début. Mais le fait de pouvoir personnaliser l’interface des produits G Suite avec votre logo, même si c’est un changement facile et rapide, aide les collaborateurs à sentir qu’ils travaillent dans l’environnement de l’entreprise, et cela même quand ils sont à l’extérieur de l’entreprise.

Cela crée de la cohésion en interne, ce qui est cruciale pour toute entreprise.

 

2. La simplicité

Un facteur clé pour tout entrepreneur est la réactivité. Mettre en place un système d’information pour gérer les tâches les plus basiques dans le fonctionnement de l’entreprise, comme des emails, un calendrier, un espace pour accéder aux documents, etc. peut d’avérer compliqué et chronophage. C’est là que G Suite s’avère une solution quasi-magique.

Mise en route en un temps record !

Acheter un nom de domaine et le configurer, ouvrir un compte G Suite et ajouter les utilisateurs peut prendre moins de 30 minutes (peut-être même moins). C’est-à-dire qu’en quelques dizaines de minutes, vos utilisateurs sont connectés et prêts à travailler ! Et pas sur n’import quel système ! En un temps record, tout le monde a accès à sa messagerie, son agenda, un système de gestion de documents sur le Cloud (Drive) sur tous leurs appareils : ordinateurs, smartphones et tablettes.

Chez GoApps, nous nous occupons de tout cela pour vous. Vous n’avez qu’à commander G Suite ici, vous nous envoyez l’accès à votre nom de domaine et la liste de vos utilisateurs et c’est encore plus facile.

Administration facile

Administrer votre compte G Suite est réellement un jeu d’enfants. La console d’administration accessible sur admin.google.com (facile à mémoriser) vous donne accès à toutes les options de configuration de votre compte. À titre d’exemple vous pouvez :

  • Créer des utilisateurs et gérer leur statut et leur mots de passe
  • Ajouter des noms de domaine
  • Ajouter de alias ou des groupes de réception
  • Gérer des options plus avancés comme les permissions d’accès aux applications de G Suite
  • Ou des règles spécifiques comme le routage des emails, la distribution partagée ou la double livraison.

Vos collaborateurs sont en terrain connu

En tant que manager, vous connaissez sans aucun doute l’effet de la résistance au changements sur les activités d’une entreprise.

Comme aujourd’hui un très grand nombre de personnes ont un compte Google personnel et utilisent Gmail tous les jours, passer à G Suite est naturel. L’opération est même très souvent bien accueillie par les collaborateurs et une dynamique autour de G Suite se crée, ce qui conduit à une adhésion et une adoption des plus fluides. Vous avez déjà vécu la mise en production d’une application au sein du système d’information d’une entreprise ? Ceux qui l’ont vécu savent de quoi il s’agit ici. Le nouveau CRM, le nouveau logiciel RH, la nouvelle imprimante !

G Suite est certainement la suite logicielle la plus complète et la plus centrale qu’il n’arrivera jamais à votre entreprise d’utiliser, et pourtant son implémentation et son adoption sont des plus simples.

3. Efficacité

La mission de G Suite est d’aider les entreprises à atteindre un maximum de productivité en leur fournissant des outils bureautiques et de collaboration efficaces. Grâce à G Suite, les entreprises peuvent se concentrer sur leur métier au lieur de gérer les problèmes informatiques.

Ultra-rapidité

Quand on a une base de plusieurs milliards d’utilisateurs, la performance est une chose d’une importance extrême. Pour Google, la rapidité de réponse de ses serveurs est dans l’ADN de ses applications. Le moindre bit doit être justifié. G Suite tire avantage de la même infrastructure qui gère la Google Search, Google Ads ou Google Maps. C’est ainsi que les application en ligne de Google sont d’une réactivité qui se confond souvent avec l’instantanéité. Cliquer intempestivement sur le bouton « Envoyer/Recevoir » sera chose du passé.

Productivité et collaboration

Comme évoqué plus haut, les outils de G Suite permettent de se concentrer sur son métier au lieu d’être constamment ralenti par problèmes d’infrastructure. De plus, les outils eux-mêmes sont pensés pour un monde qui se transforme, ou l’échange est instantané et où la collaboration est constante. Avec les documents Google par exemple, on peut collaborer sur la même présentation en même temps sans se marcher sur les pieds. Fini de se perdre dans les allers-retours de fichiers et la gestion manuelle de la fusion du contenu qui se balade dans 10 fichiers différents. Avec G Suite, tout le monde travaille sur le même document en même temps te en temps réel.

 

Ajoutez à cela Google Hangout qui vous permet de tchatter et d’organiser des appels vidéo avec partage d’écran et de fichiers, le partage de calendriers et d’évènements, etc, et vous avez en main une solution

4. Le prix très abordable ou un histoire de café

Quand une entreprise intéressée par G Suite fait le calcul pour savoir combien G Suite va lui coûter, il arrive au preneur de décision de trouver le prix élevé. Mais je vous l’assure, c’est loin d’être justifié. En réalité, le prix de G Suite est dérisoire par rapport à ce que cette solution

Imaginez que vous décidez, pour entretenir une bonne ambiance au travail, de payer un café par semaine à chaque employé. Supposons que le café ne vous coûte que 10DH. Envisageriez-vous une action de la sorte ? Si ça se trouve vous faites déjà bien plus ! Faisons un petit calcul pour s’amuser :

Un café par semaine 
= 10 DH / semaine
= 42 DH / mois (4,2 semaines par mois)
= 504 DH / an (12 mois par an)
> 490 DH / an = G Suite Basic

Donc, pour 504 DH par employé par an, vous payez un café par semaine à vos employés et vous vous dîtes que c’est un investissement, mais dont le retour est plutôt incertain : vos employés seront-ils plus productifs ? J’en doute. Mais jouons le jeu. Que coûte G Suite par employé ? 490 DH par an seulement. Donc, pour 490 DH par an, vous offrez à chaque employé les outils les plus importants de toute l’activité de votre entreprise : les emails, le calendrier, la gestion des documents, la vidéo-conférence, etc, sans oublier tous les avantages d’être sur le Cloud de Google, et cela pour moins qu’un café par semaine qui ne vous a coûté que 10 DH (un bien mauvais café j’imagine).

Alors ? Vous trouvez toujours G Suite trop chère !?

5. Alias, groupes et noms de domaine

G Suite inclus deux fonctionnalités qui rendent font gagner du temps et rendent la communication plus efficace. Trois fonctionnalités permettent de créer des adresses emails fictives qui renvoient les messages vers des boîtes emails internes, et d’avoir des utilisateurs qui utilisent des domaines différents à l’intérieur du même compte.

Alias

Chaque entreprise doit posséder des adresses emails pour des usages particuliers. [email protected], [email protected], [email protected], [email protected], etc. sont des adresses qui peuvent être associées à un utilisateur. Supposons que [email protected] soit associée à [email protected] À chaque fois qu’un internaute enverra un message à [email protected], c’est [email protected] qui recevra ce message. Ensuite, non seulement [email protected] peut répondre en utilisant cette adresse (suite à une configuration simple sur son Gmail), mais l’alias peut être transféré à un autre utilisateur en tout temps. Il suffit de le supprimer du premier pour l’ajouter au deuxième.

L’alias s’avère aussi très pratique quand le nom d’utilisateur change. Si on décide que [email protected] devient [email protected], et pour ne pas devoir envoyer un email à toute sa base de contacts pour qu’elle fasse la mise à jour, il suffit d’ajouter l’ancienne adresse email comme alias de la nouvelle. Bonne nouvelle, G Suite le fait automatiquement quand on change le nom d’utilisateur dans la console d’administration.

Un utilisateur de G Suite peut posséder jusqu’à 30 alias en même temps.

Groupes

Les groupes fonctionnent de la même manière que les alias, mais cette fois, ce sont plusieurs utilisateurs qui appartiennent au même groupe. Imaginez que vous voudriez que [email protected] transfère les messages reçu vers les deux personnes chargées du service à la clientèle, de son supérieur hiérarchique ainsi que du PDG. Il suffit pour cela de créer un groupe dont l’adresse email est [email protected] et d’y ajouter les 4 utilisateurs en tant que membres.

Modifier les membres d’un groupe est un jeu d’enfant et peut d’avérer très pratique pour éviter d’omettre le traitement des messages envoyés aux adresse généralistes. Sans compter qu’il est aussi possible d’envoyer des emails en utilisant l’adresse du groupe.

Noms de domaine

Si votre entité possède plusieurs activités qui se partagent des fonctions support comme la comptabilité ou le service informatique, et que chaque entité possède un nom de domaine spécifique, vous n’avez pas besoin de créer un compte G Suite pour chaque entité, avec une gestion et une facturation spécifique.

Un compte G Suite permet d’ajouter autant de noms de domaines que nécessaire. Une fois un nom de domaine ajouté et validé, vous pouvez créer des utilisateurs avec ce nom de domaine et leur fournir des alias depuis n’importe quel domaine. Exemple avec le nouveau nom de domaine autre-ndd.ma ajouté au compte entreprise.ma.

Ces fonctionnalités simples rendent la vie des entreprise vraiment très simple ! À titre d’exemple, nous avons un client dans le tourisme qui doit utiliser des noms de domaines différents pour chaque activité qu’il organise, parfois pour chaque évènement. Chaque utilisateur de son entreprise ne possède qu’une seule boîte email, mais en utilisant les alias, les groupes et des noms de domaines différents, son équipe n’a pas besoin de vérifier plusieurs boîtes emails.

6. G Suite sur tous vos appareils

Aujourd’hui, et ce n’est qu’exprimer une évidence, nous utilisons de plus en plus nos appareils mobiles, et de moins en moins nos ordinateurs. Nous pouvons même avoir plusieurs ordinateurs et nous changeons de smartphones tous les ans !

À l’époque où Microsoft Outlook et les clients emails installés sur les postes étaient les seuls outils de messagerie que nous utilisions, la gestion de sa messagerie était un cauchemar. Sans oublier les moments où l’ordinateur crachait et qu’on perdait toute sa messagerie, ou qu’il fallait trouver un informaticien débrouillard qui arriverait à récupérer nos fichiers PST et les installer sur un nouvel ordinateur.

Avec G Suite, tout cela est vraiment chose du passé. Procurez-vous un nouvel appareil, PC, Mac, Linux, iPhone, iPad, Android, Windows Phone, etc, et en quelques minutes vous avez accès à votre messagerie, vos contacts, votre calendrier et vos documents dans leur dernière version. Plus aucun tracas non plus quand on voyage. L’appareil en lui-même, qui représentait le cœur de notre travail est devenu secondaire grâce à G Suite.

30 Go par utilisateur and counting

Qui consomme aujourd’hui plus de 30 Go d’espace pour sa messagerie et ses documents sur le Cloud ? Il est estimé que chaque année, notre boîte gagne 1 Go en moyenne. A ce rythme, 30 Go peut représenter une éternité. Plus besoin d’archiver des messages, de gérer des fichiers PST ou de sélectionner les messages à effacer.

Pour ceux dont le métier ou la fonction nécessite d’avoir plus d’espace, aucun problème. On peut augmenter son quota à partir de 20 DH / mois pour 100 Go de plus. C’est énorme, et je ne connais personne qui a atteint cela dans nos centaines de clients.

Enfin, Google l’a déjà fait une fois, il le refera. Le quota d’espace était de 20 Go aux début de G Suite (qui était appelée Google Apps for Work à l’époque), jusqu’en 2013 où ce quota a été augmenté de 30 Go. 50% de plus en un jour !

Avec autant d’espace et la possibilité d’en rajouter, la vie n’est-elle pas plus simple ?

7. Extra-disponibilité

Le contrat G Suite avec Google inclut une clause SLA qui garantie la disponibilité de ses services 24h/24, 7j/7 à 99,9% par mois. Soit 7 heures par mois. Si la disponibilité est inférieure à 99,9%, les clients G Suite ont droit à une extension des services en fonction de la disponibilité perdue suivant le tableau présent sur cette page.

Néanmoins, sachez qu’en 2013, la disponibilité de G Suite à atteint 99.978%, soit moins de 2h d’indisponibilité en une année entière ! De plus, Google n’interrompt jamais ses services pour faire des améliorations sur ses serveurs. Son système de redondance lui permet fournir des services en continuer tout en améliorant les fonctionnalités de manière transparente pour ses clients.

8. Extra-sécurité

L’inquiétude tout à fait pertinente de tout chef d’entreprise est la sécurité des données. Et Google prend la chose très au sérieux. Leurs serveurs sont les plus attaqués au monde, et jusqu’ici aucune faille de sécurité majeure n’a affecté ses utilisateurs. Il faut comprendre que la moindre faille pourrait faire perdre à Google des milliards de dollars. Dans des sociétés technologiques comme Google, la confiance des clients est l’argument numéro 1.

De plus, afin de protéger ses clients, Google a ajouté des fonctionnalités très efficace pour lutter contre :

  • Le phishing : c’est quand un pirate vous envoie un email se faisant passer pour Google pour récupérer votre mot de passe
  • Les virus : l’antivirus de Google est parmi les plus puissants du monde
  • Le SPAM : Gmail a été le premier a lutter contre les SPAMs dès sa sortie en 2009

Enfin, pour lutter contre les pirates qui pourraient avoir récupéré votre mot de passe, Google a mais en place l’authentification a deux étapes qui permet d’utiliser votre téléphone mobile pour valider toute tentative de connexion. Ce système peut vous envoyer des SMS ou, si vous avez installé l’application de Google, vous proposer de cliquer sur le bouton Oui ou Non a chaque tentative de connexion.

9. Le marketplace infini de G Suite

Étant utilisé par plusieurs millions d’entreprises dans le monde, des fournisseurs de solutions sur le Cloud permettent de s’intégrer avec G Suite pour faciliter la vie de leurs clients. Par exemple, une application CRM ou de Workflow peut créer un lien avec votre compte G Suite pour vous authentifier avec votre seul compte G Suite, associer vos emails à des prospects ou ajouter des évènements à votre calendrier quand une étape de Workflow s’est activée.

Le Marketplace de G Suite contient des centaines (des milliers ?) d’applications allant de la gestion financière, les ERP, la gestion commerciale, le développement Web, l’éducation, etc. Je vous invite grandement à y jeter un oeil.

10. Migration super-facilitée

Quand une entreprise migre vers G Suite, la question qu’elle se pose est de savoir comment migrer l’historique des emails et contacts vers G Suite. Rien de plus facile !

Il y a deux manières (entre-autres) qui fonctionnent parfaitement bien :

  1. Dans l’administration de G Suite, il existe un outil qui s’appelle pour l’occasion « Migration » et qui permet de se connecter en POP3 sur l’ancienne boîte et de transférer les email vers la nouvelle boîte.
  2. Vous pouvez aussi utiliser cet outil pour migrer des emails de Yahoo, outlook.com et de Gmail
  3. Chaque utilisateur peut, sur son Gmail, ouvrir la section « Transfert et POP/IMAP » et configurer lui-même le compte
  4. En ce qui concerne les contacts, un export en format CSV et un import sur les contacts de G Suite fonctionne à merveille.

11. Sauvegardez vos données quand vous voulez

Google offre un outil extraordinaire pour sauvegarder toutes les données présentes sur le serveur Google sur votre ordinateur, Google Takeout (page d’aide). Utilisé par mon équipe et par mes clients de manière intensive, Google Takeout nous permet de sauvegarder facilement l’historique d’un employé avant qu’il ne quitte le navire.

Surtout utilisé pour les emails, on peut télécharger les données sous format MBOX et les exploiter sur Outlook ou Thunderbird par la suite. Grâce à Google Takeout, aucune donnée de votre historique n’est perdue.

12. Support incroyable

En vous abonnant à G Suite, vous êtes un client de Google. Ça semble une évidence, mais pas pour tout le monde. En plus du support offert par GoApps, vous avez accès au support à la clientèle G Suite directement. Ils sont disponibles 24h/24, par téléphone, par tchat et par email et sont hyper-réactif. Pour toute question technique plus ou moins complexe et spécifique à votre entreprise ou des problèmes d’utilisation, vous pouvez obtenir les solutions à vos problèmes très rapidement. Google vous rappelle directement sur votre téléphone portable si besoin est – pas besoin de les rappeler pour recevoir la réponse à votre question.

Sur la console d’administration, un bouton assistance vous permet de trouver les coordonnées de contact, d’obtenir un PIN unique à utiliser lors de vos appels, ou de tchatter directement avec des agents de Google.

GoApps aussi est là pour répondre à vos questions et nous faisons un point d’honneur à être très réactifs. Nous connaissons la frustration que vous pouvez ressentir tant que votre problème n’est pas réglé. Cliquer ici pour avoir accès au support, écrivez à [email protected] ou appelez le 0660.617.677 à tout moment.

About Wahid Lahlou

Multiple entrepreneur, passionné des nouvelles technologies, Wahid a fondé GoApps pour devenir l’un des premiers partenaires G Suite au Maroc. « Les entrepreneurs, TPE et petites PME sont au cœur de notre économie. Mais pour réussir dans un monde qui ne cesse de changer, elles doivent avoir accès aux technologies les plus innovantes. »